業務の連結、フローの短縮化候補を洗い出しました。
「PM局のバックヤードを効率化する」ではなく
営業が売上につながる活動へ集中できる体制をつくる
人の入れ替わりや不足で、管理職自身が実務を抱えています。組織改善、育成、業務設計、マネジメント、新しい施策の検討という本来の業務に、手が回っていません。
教える、退職する、また新しい人に教える、が繰り返されています。教える側にも時間がありません。
現場に余裕がなく、新しい仕組みを入れても使う時間がないため、慣れた手作業に戻ってしまいます。
中継作業や転記に時間を取られ続ける限り、営業支援やアポ獲得といった「攻め」の業務に人と時間を回せません。
PM局のヒアリング議事録より。
業務の中身はPM局の方が詳しいため、シートのE列(業務内容)とI列(課題)から候補を出しました。仕組みづくりと動作の検証は私が担当できます。
案1〜9は並び順を優先度にしていません。ヒアリングで第1優先とされたのは案10です。残りは、件数や頻度を知っている方に選んでもらうのが確実です。
1か所に入力すれば、PowerEgg、Kintone、Chatwork、Trelloなどへ反映される形を基本にします。そのうえで、「このツールを減らしたら」という案も別枠で出しています。
シート上の行数から数えた概算です。実際の件数と手順は、着手前に現場で確認します。
今回の提案も同じ型です。「連続している作業」と「同じ情報を何度も書く作業」を探しました。
対応予定 作成したミーティングのタイトルについても、自動で作成します。
提案資料のPowerPoint生成は、スキルとしてすでに作成済みです。残る課題は、既存の効果事例スライドを差し込むと、文字の位置・サイズ・レイアウトが崩れ、手作業で直していることです。スライドマスターやフォント設定が統一されていないことが原因と考えられます。
差し込み元と先、正常に入るスライドと崩れるスライドを比べて原因を特定し、差し込み処理を直します。仕組みを一から作り直すのではなく、差し込み部分の修正と元データの整理で解決できる見込みです。杉本さんのヒアリングで第1優先とされています。複数の業務をつなぐ形に広げる案は、下の「継続商談の提案」にあります。
小野さん、佐藤局長、杉本さんのヒアリング議事録から追加しました。3名とも、アポ獲得後の処理を改善候補に挙げています。棚卸しシートには、この一連の流れが1つの業務として載っていません。
いまは人をまたいで進んでいます。
「アポが取れた」ことを起点に、担当が決まるところまでを自動で進めます。担当を決める判断だけを佐藤局長が行い、その後は自動で進める形です。
案3(アポ確定時の定型セット)と案4(日程調整の横展開)は、同じ「アポ確定」を起点にする流れです。ヒアリングでも、スケジュール登録は単独でなく、この案に組み込む方針が示されています。
実現方法の候補(杉本さんのヒアリングより): kintoneのステータスを「アポ獲得」に変えたことを起点に、案件の作成、情報の転記、担当者への通知を自動で行います。担当の決定を起点にする場合は、営業リストの担当者変更、通知、必要情報・URLの送付、予定登録までを一連で行います。PEで担当を入力できるかは、要検証とされています。
次の一歩: 次に新規アポの処理が発生したとき、TimeRex経由とメール経由の両方を画面収録します。その動画から全工程を整理し、1工程ずつ試作します。
数字は「いまの業務数 → 縮小後の目安」です。[ ]内はシートの行番号です。
録画→文字起こし→業務報告と議事録→Kintone登録を1本にします。同じ手順が別々の業務として並んでいます。[78]と[79]はE列の内容が同一です。社員からアシスタントへの依頼もなくなります。
文字起こしの精度に課題あり[108]。確認が必要です。
受注時に1回だけ入力し、残りは自動で作ります。いまは同じ情報を7回書いています。CL管理と案件管理の二重入力[88]も含まれます。
Kintone、Chatwork、スプレッドシート、Trelloへ反映します。入力元は、KintoneとクライアントシートのどちらにするかをPM局で決めてください。
「アポ確定」を起点に、メール下書き、リマインド、報告、Kintone更新をまとめて実行します。[55]と[68]は同じ報告が2か所にあります。
完成済みの「新規商談準備」の仕組みを広げます。候補出し、確定、PE入力が同じ流れです。
毎回、各部署へTrelloで起票しています。入力項目が共通なので、依頼フォームを1つにして、既存情報から自動入力します。
経営企画局の受け取り方は変えず、PM局側の起票だけを自動化します。
進行管理タブから各施策タブへの二重転記[144]をなくします。二重転記が消えれば、ダブルチェックの対象も減る可能性があります。
杉本さんのヒアリングでは、中長期の課題とされています。関係者が多いため、利用者にヒアリングしてから設計する方針です。
データ取得からPPT生成までを自動化し、ダブルチェックは差分だけに絞ります。作成者、チェック担当、送付先と3段階あります。
販売状況の元データをどこから取るかで、実現できる範囲が変わります。
メール(SendGrid)は、CSVをExcelで変換してKintoneへ取り込む経路です。問い合わせフォームは、CSVをKintoneへ取り込む別経路です。送信側からKintoneへ直接書き込めば1本になります。[51]に「SHINOBIからLseterへ変更」とあるため、[52]〜[54]は移行後に不要になる可能性があります。
SendGridとLseterが、外部から履歴を渡せる仕組みを持っているか調べます。
数字の置き場を1つにして、資料は自動で出力します。いまはそれぞれが別々に集計・転記されています。
一部はすでに半自動化されています[174][186]。その延長で進められます。
人から人への引き渡しが多い箇所です。引き渡し自体をなくせるかを検討します。
| フロー | いまの流れ | 省ける箇所の案 |
|---|---|---|
| 商談後の業務報告[78][79] | 社員→アシスタント→Kintone転記 | 依頼をなくします。社員が録画を渡せば、報告とKintone登録まで完了します。 |
| 継続商談資料(事例・既存)[80] | 社員がKintoneで依頼→アシスタントが記入(10分)→前日までに対応 | 商談を指定するだけで素材が出る形にし、依頼と期限管理をなくします。 |
| 受注からKOまで[86〜90][103〜108] | 社員→アシスタント→編集者・社長 | 上流の情報がそろえば、KO事前準備・メール作成(240分)の「整理」が不要になる見込みです。 |
| 契約の承認[92〜96] | 社員→経営企画局→担当者承認→局長承認→クラウドサイン | 承認のルール変更が必要なため、今回は対象外とします。申請の起票だけを自動化します(上の「Trello依頼の統一フォーム」)。 |
| プロモの発注[115〜117] | アシスタント→経営企画局→クライアント | 発注情報から発注書を自動生成し、起票を省きます。 |
| 請求処理[165〜169] | アシスタント→経営企画局→局長の捺印 | 形式がバラバラな請求書[165]の読み取りと支払リスト作成を自動化します。読み取り精度の確認が先に必要です。 |
| 社長・編集者との共有[105][106] | アシスタント→社長・編集者 | 受注情報の一括登録から共有文を自動生成します。 |
シートの記載から拾った候補です。各ツールの契約や利用状況は確認していません。PM局の中で完結するものと、他部署の合意が要るものに分けています。
| 減らす対象 | 統合先 | 減る業務・効果 | 関連する連結案 | 範囲 |
|---|---|---|---|---|
| 問い合わせフォームの配信代行(SHINOBI) | Lseter(移行中[51]) | 配信先の依頼、結果取り込み、URL取り込み[52〜54]の3業務。1日1000件の上限と1件30円の制約もなくなります。 | 案8 一斉アプローチの履歴記録 | PM局内 |
| 履歴取り込みの中間ファイル(変換用スプシとExcel) | 送信側からKintoneへ直接書き込み | コピペと変換の手順[49][50]がなくなります。 | 案8 一斉アプローチの履歴記録 | PM局内 |
| 日程調整のツールの二本立て(TimeRexとPE手動調整) | どちらかに統一 | 担当者ごとにツールが違う問題[109][173]がなくなります。KOアポと採用面接設定が対象です。 | 案4 日程調整の横展開 | PM局内 |
| 業務報告に使うChatGPT | Claudeに一本化 | プロンプトの管理が1か所になります。[110][113][125]。[75]には、ChatGPTの出力精度が低く7割を人の手で補っていた、との記載があります。 | 案1 議事録から業務報告まで | PM局内 |
| クライアント管理アプリと案件管理アプリ(Kintone)の二重入力 | 1つのアプリに統合、または片方を自動入力 | 二重入力[88]がなくなります。クライアント情報シート[89]との統合も検討できます。 | 案2 受注情報の一括登録 | 他部署も使う可能性 |
| 経営企画局などへのTrello依頼 | KintoneのプロセスやChatworkの定型投稿 | 起票の窓口が1つになります。Trelloの通知が即時でない問題[93]もなくなります。 | 案5 Trello依頼の統一フォーム | 他部署の合意が必要 |
| プロモ管理表(スプレッドシート)の転記元 | Kintoneに統合 | 管理表と、Kintone、PE、Amazonを横断して確認する作業[154]、二重転記[144]がなくなります。 | 案6 プロモ管理表の入力元を1つに | 管理表の利用者を確認 |
PM局内の4つは、PM局の判断で進められます。他部署が関わる3つは、まず提案として共有し、先方の意向を確認する進め方を考えています。
連絡の窓口が4つに分かれ、次のようなコストが発生しています。
ツールを減らさない場合: 自分宛ての連絡、メンション、未対応の事項、確認が必要な案件だけを、1か所にまとめて確認できるようにします。定型の共有は、必要な情報を入力すれば、適切な場所へ自動で投稿します。
ツールを減らす場合: 連絡の用途ごとに使うツールを1つに決め、参照先を統一します。使われていない管理表やツールは棚卸しして廃止します。
4つのツールの通知をまとめる方法は、ツールごとに確認が必要です。
いまの継続商談資料(事例・既存)[80]は、社員が依頼→アシスタントがフォーマット記入→前日までに受け取る流れです。商談前のリサーチと事例探しも、同じ「商談先を調べて、刺さる事例を選ぶ」作業です。
現在進めている効果事例スライドの差し込みは、この素材づくりにそのままつながります。まず差し込み時のレイアウト崩れを直すことが、杉本さんのヒアリングで第1優先とされています。
案1〜10のうち、先に取り組むものを選んでください(案10は、ヒアリングで第1優先とされています)。件数や頻度を知っている方の判断が確実です。
所要時間は1件あたりで、頻度の列がありません。「議事録から業務報告まで」と「受注情報の一括登録」は、件数がわかると効果を比べられます。
受注情報の一括登録で、入力元をKintoneとクライアント情報シートのどちらにするかを決めたい点です。
お忙しいと思いますので、決められる範囲で構いません。担当が決まった案は、その方と検証を進めます。
承認ルールの変更が必要なもの(契約の承認など)は、今回の対象から外す方針でよいかも確認させてください。「見込み」は、現在使えるツールと過去の実績からの私の見立てです。着手前に、各案で小さく試して確かめます。